RPS Postkarten

Datenschutzbestimmungen

Stand: 25.09.2026

1. Verantwortliche Stelle

Gabi Pötsch
Guerickestr. 9
01257 Dresden
Deutschland
E-Mail: ga-poetsch@t-online.de

2. Welche Daten bei einer Postkarte verarbeitet werden

Wenn eine elektronische Postkarte erstellt und versendet wird, verarbeitet das System die vom Absender eingegebenen Angaben. Dazu gehören insbesondere Absendername, Empfängername, Empfänger-E-Mail-Adresse, Titel, persönlicher Grußtext, ausgewähltes Kartenmotiv, Erstellungszeitpunkt, gegebenenfalls der gewünschte Versandzeitpunkt, Versandstatus und ein zufällig erzeugter Karten-Link.

Diese Daten werden verwendet, um die gewünschte Postkarte zu erstellen, sofort oder zu einem vom Absender festgelegten späteren Zeitpunkt per E-Mail anzukündigen und über den persönlichen Karten-Link abrufbar zu machen. Der vollständige Grußtext wird nicht in der Ankündigungs-E-Mail angezeigt, sondern erst nach Öffnen der Postkarte.

3. Speicherdauer der Postkarten

Geplante Postkarten bleiben bis zum vorgesehenen Versandzeitpunkt gespeichert. Nach erfolgreichem Versand werden Postkarten automatisch 21 Tage nach dem Versand aus der Postkarten-Datenbank gelöscht. Danach ist der persönliche Karten-Link nicht mehr verfügbar.

4. E-Mail-Versand und Versandplanung

Für den Versand der Postkarten und für Nachrichten aus dem Kontaktformular wird die E-Mail-Funktion des Webservers verwendet. Wird ein späterer Versand gewählt, speichert das System zusätzlich den gewünschten Versandzeitpunkt und verarbeitet die Karte über einen regelmäßig ausgeführten Server-Cronjob, sobald dieser Zeitpunkt erreicht ist. Bei einer Postkarten-E-Mail können im Betreff der Absendername und im Mailinhalt der Empfängername, der Name des ausgewählten Postkartenmotivs sowie die zugehörige Kategorie angezeigt werden. Der persönliche Grußtext selbst wird nicht in der Ankündigungs-E-Mail angezeigt, sondern erst nach Öffnen des persönlichen Karten-Links.

Dabei werden die für den Versand notwendigen Daten an die beteiligten Mailserver übermittelt. Auf die technische Verarbeitung und Speicherdauer bei den jeweiligen E-Mail-Anbietern hat RPS Postkarten keinen vollständigen Einfluss.

5. Besucherzähler

Das System führt einen einfachen Besucherzähler mit den Angaben „Zugriffe heute“ und „Zugriffe gesamt“. Damit dieselbe Person innerhalb eines Kalendertages nicht mehrfach gezählt wird, wird die IP-Adresse technisch verarbeitet und unmittelbar in einen SHA-256-Hash umgewandelt. Die IP-Adresse selbst wird durch den Postkarten-Zähler nicht im Klartext gespeichert. Der Hash dient ausschließlich der täglichen Einmalzählung und nicht der Erstellung von Nutzerprofilen.

6. Server-Logdateien

Beim Aufruf einer Webseite können durch den Hosting-Anbieter technisch notwendige Server-Logdaten verarbeitet werden, zum Beispiel IP-Adresse, Zeitpunkt des Zugriffs, aufgerufene Datei, Browserinformationen und Referrer. Diese Verarbeitung erfolgt auf Ebene des Webhostings und dient insbesondere dem sicheren und stabilen Betrieb der Webseite.

7. Kontaktformular

Bei Nutzung des Kontaktformulars werden Name, E-Mail-Adresse, Betreff und Nachricht verarbeitet, damit die Anfrage beantwortet werden kann. Die Nachricht wird vom Postkarten-System nicht dauerhaft in einer eigenen Kontakt-Datenbank gespeichert, sondern per E-Mail an die hinterlegte Kontaktadresse übermittelt.

8. Technisch notwendige Sitzung

Für Formularschutz und Administrationsfunktionen kann eine technisch notwendige PHP-Sitzung verwendet werden. Sie dient nicht zu Werbe- oder Trackingzwecken.

9. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt, soweit erforderlich, zur Bereitstellung der ausdrücklich angeforderten Funktionen und zur Bearbeitung von Anfragen. Je nach Nutzung kommen insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für den sicheren und funktionsfähigen Betrieb der Webseite in Betracht.

10. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Außerdem besteht das Recht, sich bei einer zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren.

11. Daten von Empfängern

Wer eine Postkarte versendet, sollte die E-Mail-Adresse des Empfängers nur verwenden, wenn der Versand der persönlichen Nachricht gegenüber dieser Person angemessen und zulässig ist. Die Empfängeradresse wird ausschließlich zur Zustellung der angeforderten Postkarte verwendet.

12. Änderungen

Diese Datenschutzbestimmungen können angepasst werden, wenn sich Funktionen, technische Abläufe oder rechtliche Anforderungen ändern. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.